Zasady i cele postępowania kontrolnego

Zasady przeprowadzenia kontroli reguluje Prawo zamówień publicznych, określające uprawnienia przysługujące prezesowi UZP oraz związane z nimi obowiązki zamawiającego. Nie znajdą tutaj zastosowania przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, ponieważ kontrola UZP nie kończy się wydaniem decyzji administracyjnej, a jedynie zaleceniami pokontrolnymi lub informacjami o wyniku kontroli.

Celem kontroli przeprowadzanej przez prezesa UZP jest sprawdzenie zgodności postępowania o udzielenie zamówienia z przepisami Prawa zamówień publicznych i aktami wykonawczymi do tej ustawy. Prezes UZP w toku kontroli nie może stosować innych kryteriów poza kryterium legalności. Szczególnie przedmiotem badania nie może być gospodarność czy celowość wydatkowania środków publicznych. Kontroli podlega wyłącznie postępowanie o udzielenie zamówienia, nie zaś wykonanie umowy, która została w jego wyniku zawarta.

Prezes UZP może podjąć kontrolę z urzędu lub na wniosek instytucji zarządzającej, o której mowa w przepisach o Narodowym Planie Rozwoju (ministra odpowiedzialnego za przygotowanie i realizację programu operacyjnego). Obligatoryjnej kontroli podlega postępowanie o udzielenia zamówienia, którego wartość przekracza 10 000 000 euro dla dostaw i usług oraz 20 000 000 euro dla robót budowlanych. W przypadku pozostałych zamówień kontrola zależy od uznania prezesa UZP.

W zależności od etapu postępowania o udzielenie zamówienia, w jakim wszczynana jest kontrola, wyróżnia się:

• kontrolę uprzednią, która ma miejsce jeszcze przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego,
• kontrolę następczą, która następuje już po zakończeniu postępowania i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Kontrola postępowania o udzielenie zamówienia odbywa się zawsze w siedzibie Urzędu Zamówień Publicznych, na podstawie nadesłanej dokumentacji, nie zaś w siedzibie zamawiającego. Zamawiający nie musi więc obawiać się uciążliwości związanych z obecnością kontrolujących w siedzibie jednostki.

Postępowanie kontrolne prowadzone jest przez pracowników Urzędu Zamówień Publicznych z upoważnienia prezesa UZP. W trakcie czynności kontrolnych pracownicy powinni zachować bezstronność. W przypadku wystąpienia okoliczności poddającej w wątpliwość tę bezstronność podlegają oni wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art. 162 ust. 1 PZP.

Ustalenia kontroli

Stan faktyczny i wyniki kontroli ustalane są na podstawie zebranych dowodów. Dowodem w sprawie jest przede wszystkim przekazana przez zamawiającego dokumentacja, a także dodatkowe dokumenty przesłane prezesowi UZP na jego żądanie. Prezes Urzędu może bowiem żądać od kierownika zamawiającego niezwłocznego przekazania kopii jakichkolwiek dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Może ponadto żądać od kierownika zamawiającego oraz od jego pracowników udzielenia w wyznaczonym terminie pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. W ramach uprawnień kontrolnych prezes UZP nie ma możliwości przesłuchiwania wykonawcy, wzywania świadków do złożenia zeznań, jak też przeprowadzenia oględzin dokumentów. Może natomiast zasięgnąć opinii biegłego, jeżeli dla ustalenia czy oceny stanu faktycznego wymagana jest specjalistyczna wiedza. Prezes UZP może też wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia dla potwierdzenia stanu faktycznego lub prawnego przez organ administracyjny.

Po dokonaniu czynności kontrolnych prezes UZP obowiązany jest do sporządzenia protokołu kontroli, opisującego dokonane czynności kontrolne oraz ustalenia kontroli. W protokole powinna znaleźć się informacja o rodzaju stwierdzonych naruszeń oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za naruszenia. Załącznik do protokołu stanowią zebrane w toku kontroli dowody. Protokół podlega udostępnieniu zainteresowanym na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Kontrola uprzednia

Przy zamówieniach o znacznej wartości (powyżej 10 000 000 euro dla dostaw i usług oraz 20 000 000 euro dla robót budowlanych) następuje tzw. kontrola uprzednia. W takim wypadku zamawiający ma obowiązek przesłać do Urzędu Zamówień Publicznych kopię dokumentacji postępowania zaraz po wyborze najkorzystniejszej oferty, a jeżeli wniesiono protest, to po ostatecznym rozstrzygnięciu protestu, ale przed zawarciem umowy.

Wszczęcie kontroli uprzedniej następuje w terminie 7 dni od dnia przekazania do UZP informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub wymaganego ustawą zawiadomienia o wszczęciu postępowania (np. w trybie negocjacji z ogłoszeniem dla zamówień powyżej 10 000 000 euro dla dostaw i usług oraz 20 000 000 euro dla robót budowlanych).

Zakończenie kontroli uprzedniej następuje z chwilą doręczenia zaleceń pokontrolnych lub informacji o wyniku kontroli, wskazujących na konieczność:

• unieważnienia postępowania z uwagi na stwierdzenie naruszeń skutkujących nieważnością umowy w sprawie zamówienia publicznego z mocy prawa,
• usunięcia stwierdzonych naruszeń.

Doręczenie zaleceń pokontrolnych lub informacji o wyniku kontroli powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądanych dokumentów, a w przypadku kontroli szczególnie skomplikowanej – nie później niż w terminie 30 dni od dnia ich doręczenia. Jeżeli w ciągu tych terminów doręczenie zaleceń pokontrolnych nie nastąpi, przyjmuje się, że kontrola nie wykazała nieprawidłowości.

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne kierownik zamawiającego informuje pisemnie prezesa UZP oraz wykonawcę, którego oferta została wybrana, o wykonaniu czynności wskazanych w zaleceniach pokontrolnych, chyba że się z nimi nie zgadza. W tym ostatnim wypadku ma on prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaleceń pokontrolnych. Tyle samo, a więc 7 dni od dnia otrzymania zaleceń, ma prezes UZP na uwzględnienie zastrzeżeń, jeżeli uzna je za zasadne.

Kontrola następcza

Innym rodzajem kontroli, jaką władny jest przeprowadzić prezes UZP, jest tzw. kontrola następcza, dotycząca zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Kontrola następcza może być wszczęta w okresie 4 lat od dnia udzielenia zamówienia, tj. podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Wszczęcie kontroli następuje w momencie doręczenia zamawiającemu żądania przekazania kopii dokumentacji postępowania. Po doręczeniu takiego żądania zamawiający ma obowiązek przesłania do UZP kopii dokumentacji postępowania potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną przez niego do dokonania tej czynności w jego imieniu. Dokumentację z postępowania będzie stanowić protokół z postępowania wraz z załącznikami do protokołu (np. specyfikacja istotnych warunków zamówienia, oferty, oświadczenia biegłych, zawiadomienia, wnioski itp.).

Po zakończeniu czynności kontrolnych i sporządzeniu protokołu kontroli prezes UZP przesyła zamawiającemu informację o wyniku kontroli, w tym o stwierdzeniu naruszeń lub ich braku.

Sankcje za naruszenie PZP

Po przeprowadzonej kontroli, w której wydane przez prezesa UZP zalecenia pokontrolne nie zostały zrealizowane, prezes UZP może, w sytuacji gdy zamawiającym są jednostki sektora finansów publicznych lub podmioty finansujące zamówienie w dużej części ze środków publicznych, zawiadomić rzecznika dyscypliny finansów publicznych o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych lub wystąpić z wnioskiem o ukaranie do właściwej komisji orzekającej.

Inną sankcją, jaką może zastosować prezes UZP, jest nałożenie na zamawiającego kary pieniężnej. Wysokość kary uzależniona jest od wartości zamówienia i wynosi 3000 zł przy zamówieniach nieprzekraczających 137 000 euro – dla dostaw lub usług oraz 5 278 000 euro – dla robót budowlanych, a powyżej tej wartości 30 000 zł, a nawet 150 000 zł.

Prezes UZP może również wystąpić do sądu o stwierdzenie nieważności umowy w sprawie zamówienia publicznego w całości lub w części, jeżeli stwierdzone naruszenia skutkują nieważnością zawartej umowy na mocy art. 146 ust. 1 PZP.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, ze zm.)

Adam Palowski