Przesłanki zastosowania trybu

Zastosowanie negocjacji bez ogłoszenia wymaga wystąpienia co najmniej jednej z następujących okoliczności:

• w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone oferty lub wszystkie zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia,
• został przeprowadzony konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych,
• przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia kosztów badań,
• ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów wymaganych dla trybów przetargowych.

Zaproszenie do negocjacji

Zamawiający przekazuje wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenie do negocjacji. Zaproszenie powinni otrzymać wykonawcy w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż pięć (a dla robót budowlanych lub dostaw o znacznej wartości nie mniejszej niż siedem). W przypadku zamówień o charakterze specjalistycznym zaproszonych wykonawców powinno być co najmniej dwóch.

Przy negocjacjach prowadzonych w związku z wcześniejszym unieważnieniem postępowania zamawiający zaprasza do negocjacji co najmniej tych wykonawców, którzy złożyli wcześniej oferty.

Zaproszenie do negocjacji powinno określać przedmiot zamówienia, termin wykonania zamówienia, opis warunków udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, a także miejsce i termin negocjacji.


Negocjacje

Zamawiający prowadzi negocjacje z wszystkimi wykonawcami, którzy zostali zaproszeni. Negocjacje mają charakter poufny, a żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Podczas negocjacji zamawiający ma obowiązek równego traktowania wykonawców, wyrażający się m.in. w przekazywaniu wszelkich informacji i dokumentów na tych samych zasadach.

Złożenie ofert

Przed zaproszeniem do składania ofert zamawiający może dokonać zmiany warunków zamówienia odnośnie wymagań technicznych i jakościowych, kryteriów oceny ofert oraz warunków umowy. Do składania ofert zamawiający zaprasza wszystkich wykonawców, z którymi prowadził negocjacje. Zaproszenie powinno określać miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert, obowiązek wniesienia wadium, termin związania ofertą.

Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. Termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

Specyfikacja warunków zamówienia

Wraz z zaproszeniem zamawiający przekazuje specyfikację istotnych warunków zamówienia. Wykonawcy mogą pobrać specyfikację na stronie internetowej zamawiającego, a przy zamówieniach powyżej 60 000 euro na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

Zamawiający ma obowiązek wyjaśnić wszelkie wątpliwości odnośnie treści specyfikacji. Zapytanie wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wszystkim wykonawcom oraz umieszcza na swojej stronie internetowej. W wyjątkowych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść specyfikacji, o czym informuje niezwłocznie zamawiającego. Modyfikacja nie może dotyczyć kryteriów oceny ofert oraz warunków udziału w postępowaniu.

Oferta powinna być złożona w formie pisemnej albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej, opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. Treść oferty musi być zgodna ze specyfikacją warunków zamówienia. Wraz z ofertą wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, również te dokumenty.

Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w zaproszeniu do składania ofert.

Do dnia składania ofert zamawiający ma obowiązek wnieść wadium w wysokości określonej przez zamawiającego, jeżeli obowiązek taki wynika ze specyfikacji warunków zamówienia. Wadium może być wniesione w pieniądzu, poręczeniach i gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych.

Otwarcie i badanie ofert

Oferty otwiera się w miejscu i terminie podanym w zaproszeniu do składania ofert. Otwarcie ofert jest jawne i powinno nastąpić bezpośrednio po upływie terminu składania ofert. W przypadku stwierdzenia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych zamawiający poprawia je w trybie art. 88 PZP.

Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów określonych w specyfikacji. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jest niezgodna z prawem, specyfikacją warunków zamówienia lub stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. O wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wszystkich wykonawców oraz zamieszcza informację na stronie internetowej i w swojej siedzibie.

Zawarcie umowy i zabezpieczanie jej wykonania

Umowa w sprawie zamówienia publicznego powinna zostać zawarta w ciągu 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.

Od wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, zamawiający może żądać zabezpieczenia wykonania umowy. Zabezpieczenie może być wniesione w pieniądzu, poręczeniach i gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych w wysokości ustalonej przez zamawiającego.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, ze zm.)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605) 

Adam Palowski