• kwalifikacji wykonawców na podstawie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
• zaproszenia wybranych wykonawców do składania ofert wstępnych i prowadzenia z nimi negocjacji,
• zaproszenia wykonawców do składania ofert ostatecznych i wyborze najkorzystniejszej oferty.

Zamawiający nie może przeprowadzić negocjacji z ogłoszeniem, kiedy mu się podoba. Może to zrobić tylko w sytuacji, gdy:

• w uprzednio prowadzonym postępowaniu w trybie przetargowym wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,
• w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych, lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny,
• nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargowym,
• przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów tych badań,
• wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP.

Ogłoszenie o zamówieniu

Pierwszym krokiem zamawiającego jest opublikowanie ogłoszenia, które stanowi zaproszenie do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zamawiający umieszcza ogłoszenie w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym, a także na własnej stronie internetowej. Ogłoszenia dotyczące zamówień o wartości przekraczającej 60 000 euro publikowane są w Biuletynie Zamówień Publicznych, a o mniejszej wartości w serwisie internetowym Urzędu Zamówień Publicznych. Dla zamówień o znacznej wartości wymagana jest publikacja w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz w prasie o zasięgu ogólnopolskim.

Ogłoszenie powinno zawierać informację o oświadczeniach i dokumentach potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, które trzeba złożyć wraz z wnioskiem o dopuszczeniu do udziału w postępowaniu, a także informację o liczbie wykonawców zaproszonych do składania ofert wstępnych.

Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

W odpowiedzi na ogłoszenie wykonawcy składają w terminie wskazanym w ogłoszeniu wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wniosek powinien odpowiadać wymogom określonym przez zamawiającego w ogłoszeniu. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz wskazane w ogłoszeniu dokumenty potwierdzające spełnienie tych warunków.

Kwalifikacja wykonawców

Na podstawie wniosków o dopuszczeniu do udziału w postępowaniu oraz dołączonych do niego dokumentów zamawiający bada, czy wykonawcy spełniają warunki podmiotowe. Niespełnienie warunków oznacza wykluczenie wykonawcy z postępowania, o czym powinien on być niezwłocznie powiadomiony. Zamawiający sprawdza także kompletność dołączonych do wniosku oświadczeń oraz dokumentów. W przypadku stwierdzenia braków wzywa do ich uzupełnienia, chyba że mimo uzupełnienia konieczne jest unieważnienie postępowania.

O wynikach kwalifikacji zamawiający niezwłocznie informuje wykonawców, którzy złożyli wnioski.

Zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu, nie mniejszej niż 5 (7 dla robót budowlanych o znacznej wartości).
Jeżeli liczba takich wykonawców jest większa niż określona w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wykonawców, którzy otrzymali najwyższe oceny. Gdy liczba wykonawców jest mniejsza niż wskazana w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wszystkich wykonawców spełniających warunki.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Wraz z zaproszeniem do składania ofert wstępnych zamawiający przekazuje wykonawcom specyfikację istotnych warunków zamówienia. Zamawiający może zmodyfikować treść specyfikacji, z wyjątkiem kryteriów oceny ofert oraz warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli specyfikacja budzi wątpliwości, zamawiający powinien udzielić wszystkim wykonawcom wyczerpujących wyjaśnień.

Złożenie ofert wstępnych

Zamawiający wyznacza termin składania ofert wstępnych, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty wstępnej, z tym, że termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia.

Negocjacje

Zamawiający zaprasza do negocjacji wszystkich wykonawców, którzy złożyli niepodlegające odrzuceniu oferty wstępne. Negocjacje prowadzi się w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego. Negocjacje mają charakter poufny, a żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Po zakończeniu negocjacji zamawiający może doprecyzować lub uzupełnić specyfikację warunków zamówienia w zakresie, w jakim była ona przedmiotem negocjacji, przy czym nie może prowadzić to do istotnej zmiany przedmiotu zamówienia.

Złożenie ofert

Zamawiający zaprasza wykonawców, z którymi prowadził negocjacje, do składania ofert. Zaproszenie do składania ofert powinno określać miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert, obowiązek wniesienia wadium, termin związania ofertą. Zamawiający wyznacza termin składania ofert, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. Termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

Oferta powinna być złożona w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. Treść oferty musi odpowiadać specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w zaproszeniu do składania ofert.

Najpóźniej do dnia składania ofert zamawiający ma obowiązek wnieść wadium w wysokości określonej przez zamawiającego. Wadium może być wniesione w pieniądzu, poręczeniach i gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych.

Otwarcie i badanie ofert

Oferty otwiera się w miejscu i terminie podanym w zaproszeniu do składania ofert. Otwarcie ofert jest jawne i powinno nastąpić bezpośrednio po upływie terminu składania ofert. Na tym etapie istnieje możliwość poprawiania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji. Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli jest niezgodna z prawem, specyfikacją warunków zamówienia lub stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. O wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wszystkich wykonawców, a także informuje o tym na swojej stronie internetowej oraz w siedzibie.

Zawarcie umowy

W ciągu 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty powinna zostać zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.

Zabezpieczanie wykonania umowy

Od wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zamawiający może żądać zabezpieczenia wykonania umowy. Zabezpieczenie może być wniesione w pieniądzu, poręczeniach i gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, w wysokości ustalonej przez zamawiającego.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 164 poz. 1163 ze zm.).
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2006 r. Nr 87 poz. 605).

Adam Palowski