Przy zawarciu umowy zastosowanie znajdują przepisy kodeksu cywilnego, w szczególności te regulujące dany stosunek umowny (np. umowa rachunku bankowego, umowa kredytu, umowa o roboty budowlane). Umowy w sprawie zamówienia publicznego są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej. Ograniczenie jawności przewidują przepisy o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, w tym dotyczące tajemnicy przedsiębiorcy.

Umowa w sprawie zamówienia publicznego powinna zostać zawarta na piśmie. Sankcją za niedochowanie formy pisemnej jest nieważność umowy.

Tożsamość świadczeń w umowie i ofercie

Świadczenie wykonawcy określone w umowie powinno być odzwierciedleniem opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków umowy zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w złożonej ofercie.

Prawo zamówień publicznych dopuszcza zmianę sposobu spełnienia świadczenia w stosunku do sposobu ustalonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w zaproszeniu do negocjacji. Zmiana taka może nastąpić jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach i to przed zawarciem umowy. Zmiana sposobu spełnienia świadczenia jest dopuszczalna w dwóch przypadkach:

• w razie zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili wyboru najkorzystniejszej oferty (np. zdarzenie losowe, zmiana przepisów prawnych) lub
• gdy zmiany te są korzystne dla zamawiającego, a wykonawca wyrazi na nią zgodę.

Zmiana sposobu spełnienia świadczenia nie może dotyczyć zobowiązań wykonawcy zawartych w ofercie, które były oceniane w toku postępowania (np. co do wynagrodzenia wykonawcy). Niedozwolone jest rozszerzenie świadczenia wykonawcy poza przedmiot zamówienia określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Umowa w części wykraczającej poza przedmiot zamówienia jest nieważna.

Okres obowiązywania umowy

Prawo zamówień publicznych wprowadza zakaz zawierania umów na czas nieoznaczony. Oznacza to, że umowy w sprawie zamówienia publicznego powinny być zawarte na czas określony i to nie dłuższy niż 4 lata.

Jedynie w przypadku umów, których przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe możliwe jest zawarcie ich na okres dłuższy niż 4 lata. Zawarcie takich umów musi być uzasadnione oszczędnościami kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego, zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.

Czteroletniemu ograniczeniu czasowemu nie podlegają umowy, których przedmiot obejmuje jednorazowe świadczenie wykonawcy rozciągnięte na okres wielu lat (np. inwestycje budowlane realizowane przez kilka lat).
W przypadku udzielenia zamówienia publicznego, którego przedmiotem są świadczenia okresowe i ciągłe, na okres dłuższy niż 4 lata, o wartości niższej niż równowartość 137 000 lub 211 000 euro, w zależności od statusu zamawiającego, zamawiający ma obowiązek powiadomienia prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o zamiarze zawarcia takiej umowy w terminie 3 dni od publikacji ogłoszenia o zamówieniu albo wystosowania zaproszenia do negocjacji.

Obowiązek zawiadomienia odpada w przypadku umów: 

• kredytu i pożyczki,
• rachunku bankowego, jeżeli okres umowy nie przekracza 5 lat,
• ubezpieczenia, jeżeli okres umowy nie przekracza 5 lat,
• koncesji.

W przypadku tzw. monopoli naturalnych Prawo zamówień publicznych zezwala na zawieranie umów na czas nieoznaczony. Dotyczy to umów, których przedmiotem są dostawy:

• wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci;
• energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej;
• gazu z sieci gazowej;
• ciepła z sieci ciepłowniczej.

Zakaz zmiany treści umowy w stosunku do oferty

Po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego umowa ta nie powinna być zmieniana. Zmiana treści umowy możliwa jest w przypadku, gdy jest korzystna dla zamawiającego. W przypadku zmian dla zamawiającego niekorzystnych są one dopuszczane w razie zaistnienia okoliczności powodujących konieczność ich wprowadzenia, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. PZP nie wyjaśnia, o jakie okoliczności chodzi. Przykładowo mogą to być: nagłe załamanie koniunktury gospodarczej, gwałtowny wzrost cen materiałów, zmiany stanu prawnego itp.

Wszelkie zmiany umowy wymagają zgodnego oświadczenia woli obu stron, a więc zarówno zamawiającego, jak i wykonawcy. Zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego powinna być dokonana pod rygorem nieważności z zachowaniem formy pisemnej.

Odstąpienie od wykonania umowy

Prawo odstąpienia od umowy w sprawie zamówienia publicznego posiada wyłącznie zamawiający. Może on poprzez złożenie jednostronnego oświadczenia woli spowodować rozwiązanie stosunku prawnego, jaki łączył go z wykonawcą. Przesłanką odstąpienia od umowy jest zaistnienie istotnych okoliczności powodujących, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.

Odstąpienie od umowy może zatem nastąpić tylko w wyjątkowych sytuacjach, które powodują, że realizacja umowy, a tym samym wydatkowanie środków publicznych, jest z punktu widzenia interesu publicznego bezcelowa lub nawet szkodliwa.

W przypadku odstąpienia przez zamawiającego od umowy wykonawcy nie służy roszczenie odszkodowawcze. Ma on jedynie prawo do wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

Nieważność umowy w sprawie zamówienia publicznego

Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna, jeżeli:

• ogłoszenie o zamówieniu nie zostało, wbrew ustawowemu obowiązkowi, opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych albo Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
• zamawiający zawarł umowę bez wymaganej zgody prezesa UZP przed ostatecznym rozstrzygnięciem protestu,
• zamawiający zawarł umowę przed zakończeniem kontroli prezesa Urzędu Zamówień Publicznych lub przed upływem terminu do wszczęcia takiej kontroli,
• zamawiający dokonał wyboru oferty z rażącym naruszeniem ustawy (zarówno w zakresie formalnej, jak i merytorycznej oceny ofert),
• w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów określonych w ustawie, które miało wpływ na wynik tego postępowania.

Umowa w sprawie zamówienia publicznego dotknięta sankcją nieważności nie wywołuje skutków prawnych, a świadczenia wykonane na jej podstawie, jako nienależne, podlegają zwrotowi zgodnie z przepisami o bezpodstawnym wzbogaceniu. Stwierdzenie nieważności umowy następuje na drodze postępowania cywilnego. O stwierdzenie nieważności może wystąpić prezes UZP.

Zabezpieczenie wykonania umowy

Zamawiający może, a przy zamówieniach o znacznej wartości nawet powinien, zażądać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, a jeżeli wykonawca jest jednocześnie gwarantem, także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji jakości.

Wyjątkowo zamawiający może odstąpić od żądania zabezpieczenia, gdy zabezpieczenie mogłoby uniemożliwić udzielenie zamówienia lub spowodować znaczny wzrost cen oferty.

O formie zabezpieczenia decyduje zamawiający. Zabezpieczenie może być wniesione w następujących formach:

• pieniądzu,
• poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
• gwarancjach bankowych,
• gwarancjach ubezpieczeniowych,
• za zgodą zamawiającego także w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub przez ustanowienie zastawu rejestrowego lub zastawu na papierach wartościowych Skarbu Państwa czy jednostki samorządu terytorialnego.

Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy zamawiającego.

Wysokość zabezpieczenia ustala się w wysokości od 2 proc. do 10 proc. ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania wynikającego z umowy.
Zwrot zabezpieczenia następuje w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Zabezpieczenie wniesione w pieniądzu zwraca się z odsetkami wynikającymi z rachunku bankowego.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 164 poz. 1163 ze zm.).

Adam Palowski