Powodem wykluczenia wykonawcy będzie zawsze niespełnienie przez niego warunków udziału w postępowaniu. Wyróżnia się warunki formalne lub merytoryczne. Warunki formalne wynikają wprost z przepisów prawa i są niezależne od woli zamawiającego (art. 24 ust. 1 i 2 PZP). Znajdują one zastosowanie w każdym postępowaniu, niezależnie od wartości zamówienia lub przyjętego trybu udzielenia zamówienia. Mogą dotyczyć udziału we wszystkich postępowaniach lub też jednego konkretnego (w tym ostatnim wypadku niespełnienie warunku dyskwalifikuje wykonawcę tylko z tego postępowania, nie zamykając mu drogi do udziału w innych). Z kolei warunki merytoryczne, które dotyczą już samej zdolności wykonania zamówienia, określa sam zamawiający w ramach wyznaczonych przez PZP. Te ramy dotyczą głównie dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawców, na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Niespełnienie jakiegokolwiek warunku udziału w postępowaniu, zarówno formalnego, jak i merytorycznego, rodzi po stronie zamawiającego obowiązek wykluczenia wykonawcy, który takiego warunku nie spełnił. Jest to równoznaczne z uznaniem jego oferty za odrzuconą. Zamawiający nie ma tu żadnej możliwości odstąpienia od tego obowiązku, nawet jeżeli w jego przekonaniu niespełnienie warunku nie zaciąży na realizacji zamówienia.

Ocena, czy zostały spełnione warunki udziału w postępowaniu, następuje na podstawie oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie tych warunków. Zamawiający może żądać tylko takich oświadczeń i dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia postępowania. Wykaz dokumentów, które może żądać zamawiający, zawiera Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2006 r. Nr 87, poz. 605).

Informacje o wymaganych oświadczeniach i dokumentach zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w zaproszeniu do składania ofert. Jedynie w przypadku udzielania zamówienia z wolnej ręki zamawiający przekazuje informacje o wymaganych dokumentach podczas prowadzonych negocjacji.

Dokumenty na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu

W każdym postępowaniu wykonawcy składają wraz z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. W przypadku zamówień o znacznej wartości (powyżej 137 000 euro - dla dostaw lub usług oraz 5 278 000 euro - dla robót budowlanych) na wykonawcy spoczywa obowiązek przedłożenia oprócz oświadczeń także dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Przy zamówieniu o niższej wartości zamawiający może żądać takich dokumentów (żądanie to powinno jasno wynikać ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia). W przypadku zamówień, których przedmiotem są usługi bankowe, usługi ubezpieczeniowe oraz usługi w zakresie kultury, zamawiający może odstąpić od żądania dokumentów, nawet jeżeli wartość zamówienia przekracza kwoty obligujące do ich żądania.

W razie gdy wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów lub oświadczeń, zamawiający powinien wezwać go do uzupełnienia braków w wyznaczonym terminie. Wezwanie do usunięcia braków dotyczy również sytuacji, w której wykonawca złożył dokument zawierający wadę (np. nieaktualne zaświadczenie o braku zaległości podatkowych). Zamawiający nie ma obowiązku wezwać wykonawców do uzupełnienia braków, jeżeli mimo ich uzupełnienia oferta tego wykonawcy i tak podlegałaby odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Termin do uzupełniania braków wyznacza sam zamawiający, z tym, że termin ten powinien być na tyle długi, aby uzupełnienie braków było możliwe.

Warunki formalne

Wśród okoliczności zaliczanych do warunków formalnych, których niespełnienie stanowi podstawę do wykluczenia wykonawcy, wymienić należy:

• zawinione wyrządzenie przez wykonawcę szkody w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania wskutek niewykonania lub nienależytego wykonanie zamówienia wynikającego z zawartej umowy (nie dotyczy to wypadków, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia nastąpiło w wyniku okoliczności, za które wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, lub szkoda została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania),
• otwarcie likwidacji lub ogłoszenie upadłości, z wyjątkiem sytuacji, gdy ogłoszenie upadłości wiąże się z zawarciem zatwierdzonego przez sąd układu z wierzycielami, nieprzewidującego zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego,
• zaległość w uiszczeniu przez wykonawcę podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy zaległość została umorzona, odroczona lub rozłożona na raty albo nastąpiło wstrzymanie wykonania decyzji określającej zaległość. Dokumentem potwierdzającym brak zaległości może być wyłącznie aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo składania ofert,
• skazanie osoby fizycznej, wspólnika spółki jawnej, partnera spółki partnerskiej, komplementariusza spółki komandytowej, członka organu zarządzającego osoby prawnej za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego,
• orzeczenie przez sąd wobec podmiotów zbiorowych zakazu ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych.

Dowodem potwierdzającym, że wymienione wyżej osoby nie zostały skazane za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, lub też, że nie został orzeczony zakaz ubiegania się o zamówienie przez podmioty zbiorowe, jest aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

Wystąpienie choćby jednej z omówionych wyżej okoliczności powoduje konieczność wykluczenia wykonawcy z każdego postępowania o udzielenie zamówienia, do którego przystąpi.

Niezależnie od tego PZP wskazuje okoliczności stanowiące podstawę wykluczenia wykonawcy z konkretnego postępowania. Należą do nich:

• wykonywanie czynności bezpośrednio związanych z przygotowaniem prowadzonego postępowania (np. ustalenie wartości zamówienia lub jego przedmiotu, opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia), a także posługiwanie się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności. Wykonawca nie podlega wykluczeniu, jeżeli jego udział nie utrudnia uczciwej konkurencji,
• złożenie nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik prowadzonego postępowania,
• niezłożenie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, lub złożenie dokumentów zawierających błędy, które nie zostały usunięte przez wykonawcę mimo wezwania do ich uzupełnienia,
• niewniesienie wadium, w tym również wadium na przedłużony okres związania ofertą,
• niewyrażenie zgody na przedłużenie okresu związania ofertą.

Warunki merytoryczne

Spełnienie warunków formalnych udziału w postępowaniu jest konieczne, ale niewystarczające do uzyskania zamówienia. Wykonawca musi bowiem wykazać, że posiada zdolność realizacji zamówienia, o które się ubiega. Z uwagi na zróżnicowany charakter zamówień PZP nie określa w sposób szczegółowy warunków, jakie musi spełnić wykonawca, wskazując jedynie ogólne ramy w granicach, których zamawiający ma swobodę w określeniu wymagań co do zdolności realizacji zamówienia.

PZP przewiduje, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
• posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
• znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Określenie warunków odnośnie wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego czy sytuacji ekonomicznej następuje w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający powinien wykazać się dużą precyzją, żeby wykonawcy nie mieli wątpliwości, czy spełniają stawiane im warunki. Nie powinien on w szczególności posługiwać się takimi zwrotami, jak „odpowiedni”, „właściwy” itp. Określenie warunków winno nastąpić w sposób uwzględniający wielkość i stopień skomplikowania zamówienia, tak by nie prowadziło to do ograniczenia równej konkurencji.

Zamawiający może żądać wykazania przez wykonawcę uprawnień do wykonywania określonej działalności tylko wówczas, gdy obowiązek posiadania takich uprawnień wynika wyraźnie z przepisów prawa.

Zamawiający może żądać od wykonawców tylko takiej wiedzy i doświadczenia, a także potencjału technicznego i kadrowego, które umożliwią im realizację zamówienia.

Na potwierdzenie posiadanej wiedzy i doświadczenia oraz zdolności technicznej wykonania zamówienia zamawiający może zażądać:

• wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane należycie,
• wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom lub usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że te dostawy lub usługi zostały wykonane należycie,
• wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje wykonawca (nie jest wymagane, aby narzędzia i urządzenia były własnością wykonawcy).

Z kolei potwierdzeniem posiadanego zaplecza kadrowego, przy pomocy którego będzie wykonane zamówienie, może być wyłącznie:

• informacja na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników lub liczebności personelu kierowniczego w okresie ostatnich 3 lat, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi,
• wykaz osób i podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności,
• dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

Potwierdzeniem warunku znajdowania się przez wykonawcę w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia może być jedynie:

• sprawozdanie finansowe albo jego część, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta - również jego opinia, a w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego inne dokumenty określające obroty oraz zobowiązania i należności - za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres,
• informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo składania ofert,
• polisa, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.

Ponadto w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamawiający może zażądać w szczególności:

• próbek, opisów lub fotografii,
• zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,
• zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołuje się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich,
• zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem, jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, odwołując się do systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich lub międzynarodowych normach.

Wszystkie wymienione dokumenty wykonawcy powinni złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych kopii dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, ze zm.)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2006 r. Nr 87, poz. 605, ze zm.)

Adam Palowski