Przy zamówieniu z wolnej ręki nie dochodzi do złożenia i przyjęcia oferty jak w postępowaniach przetargowych. W tym trybie ustalenie warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego następuje w wyniku negocjacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Przesłanki udzielenia zamówienia z wolnej ręki

Aby zamawiający mógł udzielić zamówienia z wolnej ręki, muszą wystąpić okoliczności wymienione w ustawie Prawo zamówień publicznych. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli:

• dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, z przyczyn związanych z ochroną praw (np. autorskich, patentowych), a także w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej, 
• przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej, 
• ze względu na wyjątkową sytuację, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Chodzi o sytuacje, gdy ze względu np. na zdarzenia losowe (katastrofy, awarie itp.) konieczne jest niezwłoczne udzielenie zamówienia,
• brak jest zainteresowania udziałem w postępowaniu ze strony wykonawców, a więc gdy w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub nie złożono żadnej oferty,
• wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,
• w przypadku udzielania zamówień dodatkowych, nieprzekraczających łącznie 20 proc. wartości realizowanego zamówienia, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia. Dotyczy to sytuacji, gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wiązałoby się z wysokimi kosztami lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego,
• w przypadku udzielania w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego zamówień uzupełniających na usługi i roboty budowlane, stanowiących nie więcej niż 20 proc. wartości zamówienia i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienia uzupełniające było przewidziane w specyfikacji warunków zamówienia,
• w przypadku udzielania w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego zamówień uzupełniających polegających na rozszerzeniu dostawy, stanowiących nie więcej niż 20 proc. wartości zamówienia podstawowego, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, a tym samym niekompatybilność techniczną lub trudności techniczne wużytkowaniu i dozorze,
• możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach (np. po korzystnej cenie lub z szybkim terminem dostawy) w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym,
• zamówienie na dostawy jest dokonywane na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych,
• zamówienie jest udzielane przez placówkę zagraniczną w rozumieniu przepisów o służbie zagranicznej, a jego wartość jest mniejsza niż 60 000 euro.

Poza wymienionymi wyżej okolicznościami zamówienia z wolnej ręki można udzielić także na: usługi hotelarskie, restauracyjne, transportu kolejowego, transportu morskiego i żeglugi śródlądowej, prawnicze, w zakresie doradztwa personalnego, szkolenia, zdrowotne, w zakresie kultury, sportu i rekreacji, detektywistyczne oraz bezpośrednio związane z prowadzeniem gospodarki leśnej.

W przypadku gdy wartość zamówienia przekracza kwotę 60 000 euro, zamawiający w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania ma obowiązek zawiadomić o tym prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu. Obowiązku takiego nie ma przy zamówieniach na dostawę wody, odprowadzenie ścieków, dostawę energii elektrycznej, gazu oraz ciepła z sieci ciepłowniczej.

Negocjacje

Tryb zamówienia z wolnej ręki rozpoczyna się od zaproszenia wykonawcy, z którym będą prowadzone negocjacje. Zamawiający wybiera wykonawcę wedle swojego uznania, choć w pewnych wypadkach wybór ten jest mocno ograniczony lub nawet wyłączony. Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje wykonawcy informacje na temat negocjacji, dotyczące w szczególności istotnych postanowień lub ogólnych warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego. W zaproszeniu zamawiający może żądać wskazania przez wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, a także określenia, która część zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom.

W trybie zamówienia z wolnej ręki nie ma natomiast potrzeby sporządzania specyfikacji warunków zamówienia, ponieważ do zawarcia umowy nie dochodzi w wyniku złożenia oferty. Zamawiającemu nie wolno również żądać od wykonawcy wniesienia wadium.

Zaproszony do negocjacji wykonawca najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego powinien złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza 60 000 euro, również dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania i tylko tych, które zostały wymienione w Rozporządzeniu z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane.

W sytuacji gdy wykonawcy nie złożyli oświadczeń i dokumentów, zamawiający wzywa ich do uzupełnienia braków w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Konsekwencją niezłożenia wymaganego oświadczenia lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków jest wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu.

Ostatnim etapem negocjacji, w trakcie których nastąpiło uzgodnienie wszystkich spornych kwestii, jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umowa powinna być sporządzona na piśmie, chyba że przepisy odrębne wymagają zachowania szczególnej formy.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, ze zm.)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605)

Adam Palowski