Zastosowanie zapytania o cenę jest uzależnione od przedmiotu oraz wartości zamówienia. Zapytanie o cenę można stosować wyłącznie w przypadku nieskomplikowanych, powszechnie dostępnych dostaw i usług o ustalonych standardach jakościowych, których wartość jest mniejsza niż równowartość 137 000 lub 211 000 euro, w zależności od statusu zamawiającego. Z zapytania o cenę wyłączone zostały roboty budowlane.

Niekonkurencyjny charakter zapytania o cenę polega na tym, że zamawiający może zaprosić do składania ofert wybranych przez siebie wykonawców. Zamawiający powinien zaprosić wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniej niż pięciu. PZP wymaga, aby zaproszeni wykonawcy świadczyli w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia.

Przekazanie specyfikacji

Wszczęcie postępowania w trybie zapytania o cenę następuje przez przekazanie wybranym wykonawcom zaproszenia do składania ofert wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Za wydanie specyfikacji zamawiający może żądać opłaty, której wysokość nie może przekroczyć kosztów jej druku i dystrybucji.

Wykonawca może poprosić o wyjaśnienie treści specyfikacji, a zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić mu wyjaśnień. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wszystkim wykonawcom. Zamawiający może zorganizować zebranie, na którym wyjaśni wszystkie wątpliwości związane ze specyfikacją.

W wyjątkowych przypadkach zamawiający, przed upływem terminu składania ofert, może zmodyfikować treść specyfikacji, o czym informuje niezwłocznie wszystkich wykonawców.

Przygotowanie i złożenie ofert

Wykonawcy składają ofertę w formie pisemnej albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym w terminie wskazanym przez zamawiającego w zaproszeniu. Wykonawca może zaproponować w ofercie tylko jedną cenę i nie może jej po złożeniu oferty zmienić.

Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, również te dokumenty.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. W sytuacji gdy wykonawcy nie złożyli wymaganych oświadczeń i dokumentów, zamawiający wzywa ich do uzupełnienia braków w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Przy zapytaniu o cenę zamawiający nie może żądać od wykonawcy wniesienia wadium.

Otwarcie ofert

Oferty otwiera się w miejscu i terminie określonym w zaproszeniu oraz w specyfikacji. Otwarcie ofert jest jawne i powinno nastąpić bezpośrednio po upływie terminu składania ofert. Przed otwarciem pierwszej oferty zamawiający podaje kwoty, które zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Informacje te przekazuje się wykonawcom nieobecnym na otwarciu ofert.
PZP wprowadza zakaz negocjacji w sprawie ceny. Możliwe natomiast są negocjacje odnośnie innych warunków umowy, jak np. terminu dostawy, okresu gwarancji itp.

Następnie zamawiający dokonuje kwalifikacji wykonawców, w trakcie której sprawdza, czy wykonawcy spełniają wszystkie warunki określone w specyfikacji, czy dołączyli wszystkie wymagane oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnienie warunków.

Jeżeli wykonawcy nie złożyli wymaganych oświadczeń i dokumentów, zamawiający wzywa ich do uzupełnienia braków w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Niespełnienie któregokolwiek warunku prowadzi do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia. O wykluczeniu zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawcę, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Zamawiający bada także, czy zachodzą okoliczności powodujące odrzucenie oferty, takie jak np.: niezgodność treści oferty z ustawą lub specyfikacją, zawarcie w ofercie rażąco niskiej ceny, popełnienie czynu nieuczciwej konkurencji. O odrzuceniu oferty zamawiający informuje wszystkich wykonawców.

Wybór oferty i zawarcie umowy

Kryterium oceny ofert, jakie stosuje zamawiający, jest wyłącznie cena. Zamawiający udziela zamówienia i zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego z wykonawcą, który zaoferował najniższą cenę. Zamawiający zawiadamia niezwłocznie wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając uzasadnienie wyboru. Informację o wyborze zamieszcza także na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.

Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu.
W trybie zapytania o cenę nie stosuje się zabezpieczenia wykonania umowy.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, ze zm.)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605)

Adam Palowski