Zgon osoby należy zgłosić najpóźniej w ciągu 3 dni od dnia śmierci. Termin ten ulega skróceniu, gdy zgon nastąpił wskutek choroby zakaźnej. W tej sytuacji zgłoszenie powinno mieć miejsce w ciągu 24 godzin od śmierci.

Do zgłoszenia zgonu są obowiązani w kolejności:
1) małżonek lub dzieci zmarłego,
2) najbliżsi krewni lub powinowaci,
3) osoby zamieszkałe w lokalu, w którym nastąpił zgon,
4) osoby, które były obecne przy zgonie lub naocznie się o nim przekonały,
5) administrator domu w którym nastąpił zgon.

Zgłoszenia zgonu dokonuje się ustnie.

Jeżeli zgon nastąpił w szpitalu lub innym zakładzie, do zgłoszenia zgonu (na piśmie) jest obowiązany szpital lub zakład.


Jak wygląda akt zgonu?

Zgodnie z art. 67 i 68 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego do aktu zgonu wpisuje się:

• nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, stan cywilny, miejsce i datę urodzenia, miejsce zamieszkania zmarłego;
• datę, godzinę oraz miejsce zgonu lub znalezienia zwłok;
• nazwisko, imię (imiona) oraz nazwisko rodowe małżonka osoby zmarłej;
• nazwiska rodowe i imiona rodziców zmarłego;
• nazwisko, imię (imiona), miejsce zamieszkania osoby zgłaszającej zgon lub dane dotyczące szpitala albo zakładu, w którym nastąpiła śmierć.

Jeśli zgłaszający zgon nie zna niektórych danych, do aktu zgonu wpisuje się stosowną adnotację.

W przypadku zgonu osoby o nieustalonej tożsamości akt zgonu zawiera:

• datę, godzinę, miejsce i okoliczności znalezienia zwłok oraz ich zewnętrzny wygląd;
• płeć oraz przypuszczalny rok urodzenia zmarłego;
• znaki szczególne zmarłego;
• opis odzieży oraz innych przedmiotów znalezionych przy zmarłym.

Jeżeli organ państwowy ustali w późniejszym czasie tożsamość zmarłego, sporządza się nowy, uzupełniony akt zgonu (z adnotacją o skreśleniu poprzedniego aktu i zastąpieniu go bieżącym).

W razie uchylenia postanowienia o stwierdzeniu zgonu lub uznaniu za zmarłego akt zgonu skreśla się.


Rejestracja zgonów

Zgon osoby zgłaszamy w urzędzie stanu cywilnego (USC) miejsca, w którym nastąpiła śmierć.

W przypadku zgonu osoby na polskim statku morskim lub powietrznym, zgonu żołnierza w czynnej służbie wojskowej i innej osoby przydzielonej do jednostki wojskowej, poległych lub zmarłych w związku z działaniami wojennymi — zgon rejestruje się w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy.

Analogicznie postępuje się w razie stwierdzenia zgonu lub uznania za zmarłego w postępowaniu sądowym.


Sporządzenie aktu zgonu

Akt zgonu sporządza się na podstawie karty zgonu wystawionej przez lekarza lub zakład służby zdrowia.

W szczególnych okolicznościach podstawą wystawienia aktu zgonu może być:

• pisemne zgłoszenie prokuratury albo policji — gdy okoliczności zgonu są przedmiotem postępowania tego organu;
• zaświadczenie wystawione przez lekarza lub zakład służby zdrowia — w odniesieniu do noworodka niezdolnego do życia, który urodził się żywy, lecz żył krócej niż 24 godziny.

Sposób załatwienia formalności

Miejsce załatwienia sprawy: USC.

Forma załatwienia: rejestracja zgonu + 3 odpisy skrócone aktu zgonu.

Wymagane dokumenty:

• karta zgonu stwierdzająca zgon i jego przyczynę, wydana przez służbę zdrowia (lub w szczególnych okolicznościach zaświadczenia wskazane powyżej),
• dowód osobisty osoby zmarłej (paszport w przypadku cudzoziemca),
• książeczka wojskowa osoby zmarłej (mężczyźni do 50 roku życia),
• odpis aktu urodzenia (dot. dziecka),
• podanie o wydanie 3 bezpłatnych odpisów skróconych aktu zgonu.

Do wglądu:

• dowód osobisty osoby zgłaszającej zgon,
• dowód osobisty współmałżonka względnie odpis skrócony aktu małżeństwa, gdy osoba zmarła pozostawała w związku małżeńskim.

Termin załatwienia: niezwłocznie.

Opłaty: bez opłat.
Od 1 stycznia 2007 r. podanie jest zwolnione z opłaty skarbowej.


Wpisanie aktu zgonu sporządzonego za granicą

Miejsce załatwienia sprawy: USC.

Forma załatwienia: wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego treści aktu zgonu sporządzonego za granicą + 3 bezpłatne odpisy.

Do wpisania aktu zgonu sporządzonego za granicą niezbędne są:

• oryginalny odpis aktu zgonu lub fotokopia/kserokopia dokumentu (poświadczona przez organ, który przechowuje oryginały ksiąg, dokument musi być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego),
• podanie wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z podobnym wnioskiem do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski,
• dowód osobisty (paszport w przypadku cudzoziemca).

Termin załatwienia: do miesiąca, w sprawach skomplikowanych do 2 miesięcy.

Opłaty:

• złożenie podania i załączników od 1 stycznia 2007 r. bezpłatnie,
• za decyzję — 50 zł.

Odtworzenie aktu zgonu

Miejsce załatwienia sprawy: USC.

Forma załatwienia: decyzja o odtworzeniu aktu zgonu + 3 bezpłatne odpisy.

Do odtworzenia aktu zgonu potrzebne są:

• podanie wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z wnioskiem o odtworzenie aktu do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski,
• dowód osobisty (paszport w przypadku cudzoziemca),
• dowody (przede wszystkim dokumenty, zeznania świadków) potwierdzające fakt powstania i zawartość aktu, którego treść ma być odtwarzana (dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z urzędowym tłumaczeniem, dokonanym przez polskiego tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula).

Dodatkowo:

• w przypadku polskiego aktu zgonu: zaświadczenie z USC właściwego ze względu na miejsce zdarzenia zgonu o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego,
• w przypadku zagranicznego aktu zgonu: zaświadczenie z USC Warszawa-Śródmieście i Łódź-Centrum o nieistnieniu w tamtejszych księgach aktu podlegającego odtworzeniu.

Termin załatwienia: do miesiąca, w sprawach skomplikowanych do 2 miesięcy.

Opłaty:

• złożenie podania i załączników od 1 stycznia 2007 r. bezpłatnie,
• za decyzję — 39 zł.

Odwołanie

Od wydanej decyzji przysługuje stronie odwołanie do wojewody za pośrednictwem kierownika USC, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia (art. 127, § 1 i 2 oraz art. 129, § 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego).


Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1986 r. — Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.)

Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 225, poz. 1635)

O zasiłku pogrzebowym przeczytamy w artykule: Świadczenia pośmiertne.

Magdalena Stec