Obowiązki informacyjne

Przy zawieraniu umowy o pracę pracodawca ma wobec pracownika ściśle określone obowiązki informacyjne. Przy nawiązywaniu zwykłego stosunku pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 KP).

Jeżeli przy przyjmowaniu pracownika strony umówią się, że praca będzie świadczona w formie telepracy, ilość informacji, które musi przekazać pracownikowi pracodawca zwiększa się. Informacja obejmuje dodatkowo co najmniej:

1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika,
2) wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 3.1 Kodeksu pracy, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Jeżeli nastąpi zmiana formy zatrudnienia z formy zwykłej na telepracę (czyli pracodawca i pracownik zgodzą się wspólnie na zmianę formy świadczenia pracy), informacje wymienione powyżej w punkcie 1 i 3 pracodawca powinien przekazać na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.

Sprzęt do wykonywania pracy i ekwiwalent za sprzęt

Pracodawca decydujący się na zatrudnianie telepracowników powinien wiedzieć, że nie będzie miał możliwości przerzucenia obowiązku finansowania narzędzi pracy na pracowników.

Pracodawca musi (z wyjątkiem, o którym poniżej):

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego kodeksu pracy,
• ubezpieczyć sprzęt,
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

Jest jednak możliwość, aby pracodawca i telepracownik inaczej określili wymienione wyżej świadczenia. W tym celu mogą w odrębnej umowie zawrzeć odmienne postanowienia, w szczególności inaczej określić zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika.

Jeżeli w wyniku porozumienia strony uzgodnią, że telepracownik będzie wykonywał pracę przy użyciu swojego sprzętu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej albo w uzgodnieniach (porozumienie, regulamin) ogólnozakładowych albo w wyżej wspomnianej umowie.

Taki ekwiwalent (tak jak do tej pory) będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie będzie zwiększał podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne – co daje pewne możliwości niskokosztowych działań motywacyjnych. Należy jednak pamiętać, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu należy uwzględnić czynniki mające bezpośredni wpływ na jego wysokość. Ekwiwalent ma stanowić zwrot nakładów na zakup i utrzymanie sprzętu. Dlatego należy w szczególności brać pod uwagę normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe, ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe. Ale można też brać pod uwagę np. zużycie moralne sprzętu.

W umowie, zawieranej z pracownikiem pracodawca powinien określić również zasady porozumiewania się z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy czy sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Im bardziej dokładne będą ustalenia takiej umowy, tym mniej konfliktów i niejasności będzie powstawać w przyszłości.

Komunikacja i zasady bezpieczeństwa

Pracodawca i telepracownik zanim rozpoczną współpracę w formie telepracy muszą wiele rzeczy uzgodnić. Chodzi np. o uzgodnienie środków komunikacji, które będą używane do kontaktów czy zasad ochrony danych.

Niektóre z uzgodnień pracownik powinien potwierdzić na piśmie – dotyczy to między innymi określonych i przekazanych przez pracodawcę zasad ochrony danych, które będą przekazywane pracownikowi.

Kontrola telepracownika, BHP

To zrozumiałe, że pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy. Sytuacja staje się jednak delikatna, kiedy telepraca wykonywana jest w domu pracownika.

Pracodawca ma wtedy prawo przeprowadzać kontrolę:

• wykonywania pracy,
• w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

ale na taką kontrolę musi uprzednio wyrazić zgodę telepracownik. Powinien ją wyrazić na piśmie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Fakt, iż telepracownik świadczy pracę w domu, nie wyłącza odpowiedzialności pracodawcy wynikające z przepisów BHP. Obowiązki te określone są w dziale X kodeksu pracy. Jednak w przypadku pracy w domu wyłącza się:

1) obowiązek dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4 KP,
2) obowiązki określonych w rozdziale III działu X KP,
3) obowiązek zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych, określonego w art. 233 KP.

Pierwszą kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca powinien przeprowadzić przed rozpoczęciem pracy przez telepracownika, jeżeli ten zgłosi taki wniosek.

Równe traktowanie

Kodeks pracy po nowelizacji będzie zawierał przepisy mające na celu zagwarantowanie równego traktowania telepracowników i pracowników pozostałych.

Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy – uwzględnia się jednak odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Pracownik nie może być również w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Pracodawca ma obowiązek umożliwić na zasadach takich samych, jakie obowiązują pozostałych pracowników przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

(R.G.)

Zobacz również

Mała rewolucja w prawie pracy – Telepraca (1)

Tekst ustawy z dnia 24 sierpnia 2007 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy, Senat nie wniósł poprawek).