Ewidencja ludności jest prowadzona przez:

• ministra — w systemie informatycznym — w formie zbioru PESEL;
• wojewodę — w systemie informatycznym — w formie wojewódzkich zbiorów meldunkowych;
• organy gminy — w systemie informatycznym albo w systemie kartotecznym — w formie gminnych zbiorów meldunkowych.

Przekazywanie danych pomiędzy poszczególnymi organami odbywa się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym.


Zbiór PESEL zawiera następujące dane:
1. numer PESEL,
2. nazwisko i imiona aktualne,
3. nazwisko rodowe,
4. nazwiska i imiona poprzednie,
5. imiona rodziców i nazwisko rodowe matki,
6. datę i miejsce urodzenia,
7. płeć,
8. obywatelstwo,
9. adres i datę zameldowania na pobyt stały,
10. adres zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące wraz z określeniem okresu zameldowania,
11. serię i numer dokumentu tożsamości (dowodu osobistego, karty stałego lub czasowego pobytu na terytorium RP) oraz oznaczenie organu, który go wydał,
12. datę zgonu.


Numer PESEL to 11-cyfrowy stały symbol numeryczny jednoznacznie identyfikujący określoną osobę fizyczną. Nadawany jest przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej.

Jego postać przedstawia rysunek:

gdzie:

• na pozycji 1 – 2 umieszczone są dwie ostatnie cyfry roku urodzenia,
• na pozycji 3 – 4 umieszczone są dwie cyfry miesiąca urodzenia,
• na pozycji 5 – 6 umieszczone są dwie cyfry dnia urodzenia,
• na pozycji 7 – 10 umieszczony jest liczba porządkowa z oznaczeniem płci,
• na pozycji 11 umieszczona jest liczba kontrolna.

Dla odróżnienia poszczególnych stuleci przyjęto następującą metodę ich kodowania:

• dla osób urodzonych w latach 1900 – 1999 — miesiąc zapisywany jest w sposób naturalny (bez zmian),
• dla odróżnienia osób urodzonych w innych latach niż 1900 – 1999 do numeru miesiąca dodawane są następujące wielkości:

- dla lat 1800 – 1899 — 80
- dla lat 2000 – 2099 — 20
- dla lat 2100 – 2199 — 40
- dla lat 2200 – 2299 — 60

Przykładowo: osoba urodzona 14 lipca 2002 roku będzie mieć następujący zapis w numerze ewidencyjnym:

Informacja o płci osoby, której zestaw informacji jest identyfikowany zawarta jest na 10 pozycji numeru PESEL.

• cyfry parzyste i 0 oznaczają płeć żeńską,
• cyfry nieparzyste — płeć męską.

(na podstawie informacji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji)


Zasadniczo numer PESEL nadawany jest „z urzędu”. Przysługuje:

• obywatelom polskim zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 2 miesiące oraz niezameldowanym, którzy ubiegają się o wydanie dowodu osobistego (na wniosek właściwego organu gminy),
• cudzoziemcom zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 2 miesiące posiadającym kartę pobytu (na wniosek właściwego organu gminy),
• niezameldowanym obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnym (na wniosek płatnika składek ubezpieczeniowych),
• obywatelom polskim zamieszkałym za granicą, ubiegającym się o wydanie paszportu (na wniosek polskiego konsula).

Jeżeli odrębne przepisy przewidują potrzebę posiadania numeru PESEL przez określone osoby, to minister właściwy do spraw administracji publicznej może nadać im numer PESEL na ich pisemny wniosek.


NADANIE NUMERU PESEL „Z URZĘDU”

Nadanie numeru PESEL następuje po zgłoszeniu urodzenia dziecka w urzędzie stanu cywilnego (nie należy składać wniosku) w terminie 30 dni od daty zgłoszenia.

Aby otrzymać nadany numer PESEL, należy zgłosić się z dowodem osobistym do urzędu gminy i przedłożyć jeden z niżej wymienionych dokumentów:

• odpis aktu małżeństwa,
• odpis aktu urodzenia dziecka,
• książeczka zdrowia dziecka.

Pracownik urzędu wpisze na jednym z dokumentów numer PESEL.


NADANIE NUMERU PESEL NA PISEMNY WNIOSEK

Dokumenty:

• wniosek (do pobrania tutaj — ze strony MSWiA),
  
• odpis skrócony aktu urodzenia,
• w przypadku osób, które wstąpiły w związek małżeński — odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o aktualnie używanym nazwisku.

Opłaty:
Od 1 stycznia wnioski i załączniki są zwolnione z opłat skarbowych.

Miejsce składania dokumentów:
Kompletny umotywowany wniosek należy złożyć lub przesłać bezpośrednio na adres:

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
Departament Rejestrów Państwowych
ul. Pawińskiego 17/21
02-106 Warszawa


Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1996)
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 225, poz. 1635)

Magdalena Stec