Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. Z uwagi na osobisty charakter tego stosunku nie jest możliwe wstąpienie w miejsce zmarłego pracownika następcy prawnego, np. jego spadkobiercy. W takim wypadku pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika lub inna osoba będąca jego spadkobiercą.

Odprawa pośmiertna

W razie śmierci pracownika na pracodawcy ciąży obowiązek wypłaty rodzinie pracownika tzw. odprawy pośmiertnej. Jest ona wypłacana niezależnie od zasiłku pogrzebowego przysługującego osobie, która pokryła koszty pogrzebu zmarłego pracownika. Przesłanką wypłaty tego świadczenia pieniężnego jest śmierć pracownika nie tylko w okresie trwania stosunku pracy, ale również po jego rozwiązaniu w czasie pobierania zasiłku z tytułu niezdolności z powodu choroby.

Wysokość odprawy pośmiertnej

Wysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. W przypadku gdy pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat, wysokość odprawy odpowiada jednomiesięcznemu wynagrodzeniu, powyżej 10 lat — trzymiesięcznemu wynagrodzeniu, a powyżej 15 lat — sześciomiesięcznemu wynagrodzeniu.

Jeżeli pracownik był zatrudniony u kilku pracodawców, rodzinie pracownika przysługuje odprawa od wszystkich pracodawców w wysokości odpowiedniej do stażu pracy u każdego z nich. Do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy nie wlicza się okresów zatrudnienia u innych pracodawców, z wyjątkiem sytuacji gdy nastąpiła zmiana pracodawcy na podstawie art. 23.1. Kodeksu pracy; wówczas zaliczeniu podlega staż pracy u poprzedniego pracodawcy.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy wysokość wynagrodzenia zmarłego pracownika, jaką pracodawca uwzględnia przy określeniu wysokości odprawy, ustala się przy zastosowaniu tych samych zasad jak dla ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, określonych we wspomnianym wyżej rozporządzeniu.

Odprawa pośmiertna wypłacana jest członkom rodziny zmarłego pracownika, za których Kodeks pracy uznaje małżonka pracownika oraz innych członków rodziny spełniających warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Małżonkowi pracownika odprawa przysługuje, jeżeli w chwili śmierci pozostawał z nim w związku małżeńskim. Orzeczona separacja nie pozbawia małżonka prawa do odprawy pośmiertnej. Odprawa nie należy się natomiast osobie pozostającej z pracownikiem w konkubinacie; w takim wypadku wypłata odprawy pośmiertnej będzie uzależniona od dobrej woli pracodawcy. Poza małżonkiem uprawnieni do odprawy pośmiertnej są:

• dzieci własne oraz przysposobione — do ukończenia 16 lat, a jeśli kontynuują naukę, to do jej ukończenia, ale nie dłużej niż do 25 lat lub bez względu na wiek, jeżeli są całkowicie niezdolne do pracy,
• dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, w tym również w ramach rodziny zastępczej (jeżeli zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego — chyba że śmierć była następstwem wypadku przy pracy i nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach),
• rodzice, w tym także ojczym i macocha oraz osoba przysposabiająca, jeżeli osoby te są niezdolne do pracy lub ukończyły 50 lat albo wychowują co najmniej jedno z dzieci, wnuków, rodzeństwa uprawnionych do renty po zmarłym pracowniku.

Ustalenia osób uprawnionych do odprawy pośmiertnej dokonuje pracodawca wypłacający to świadczenie. Do dochodzenia roszczenia o odprawę pośmiertną nie jest wymagana decyzja organu rentowego przyznająca rentę rodzinną członkom rodziny zmarłego pracownika.

Po ustaleniu liczby uprawnionych członków rodziny pracodawca dzieli odprawę na równe części pomiędzy wszystkich uprawnionych. Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odprawy.

Spory o odprawę pośmiertną rozstrzygają sądy pracy. Sądy te samodzielnie ustalają krąg osób uprawnionych do odprawy pośmiertnej oraz spełnianie przez te osoby warunków do uzyskania odprawy.

Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego, co oznacza, że członkowie rodziny nie muszą jej opodatkowywać w swoim zeznaniu podatkowym, a pracodawca jako płatnik nie musi pobierać zaliczki na podatek (art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Pracodawca nie ma obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej, jeżeli zmarły pracownik był ubezpieczony na życie, a osobom uprawnionym do odprawy przysługuje od zakładu ubezpieczeń odszkodowanie odpowiadające co najmniej wysokości należnej odprawy. W takim wypadku wypłata odprawy zależy od dobrej woli pracodawcy. Przy niższej kwocie ubezpieczenia pracodawca wypłaca różnicę między odprawą a świadczeniem wypłaconym przez ubezpieczyciela.

Należności za pracę

Niezależnie od odprawy pracodawca musi wypłacić rodzinie zmarłego pracownika należności wynikające ze stosunku pracy. Wypłata tych należności następuje z pominięciem prawa spadkowego na podstawie art. 63.1. Kodeksu pracy. Pracodawca może wypłacić należności ze stosunku pracy, nie czekając na orzeczenie sądu o stwierdzeniu praw do spadku i podziale spadku.

Do należności ze stosunku pracy zaliczyć należy: wynagrodzenie, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, ekwiwalent za urlop, premie, nagrody (np. jubileuszowa), dodatki wyrównawcze, odszkodowanie itp. Podobnie jak w przypadku odprawy pośmiertnej, uprawnionymi do otrzymania należności za pracę po zmarłym pracowniku są małżonek oraz osoby spełniające warunki wymagane dla uzyskania renty rodzinnej (tj. dzieci własne i przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo, dzieci w ramach rodziny zastępczej oraz rodzice). Osobom uprawnionym pracodawca wypłaca należności w częściach równych. W razie braku takich osób należności wchodzą w skład spadku i w taki sposób podlegają one podziałowi pomiędzy spadkobierców.

Należności po zmarłym pracowniku stanowią dla osób uprawnionych dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, od którego pracodawca jako płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek. Dochód ten osoby uprawnione wykazują w rocznym zeznaniu podatkowym na podstawie przesłanej przez pracodawcę informacji PIT-8B.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, ze zm.),
• Ustawa z z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 15 ze zm.),
• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. Nr 162, poz. 1118 ze zm.)

Adam Palowski