Obecnie, na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (ustawa o NIP) wszyscy podatnicy są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego NIP, z którego dane rejestrowane są w Krajowej Ewidencji Podatników. Podatnicy są następnie obowiązani do aktualizowania tych zgłoszeń, w każdym wypadku zmiany danych ujawnionych w zgłoszeniu.

Niezależnie, na podstawie ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54 poz. 535 ze zm., dalej: ustawa o VAT), podatnicy podatku VAT, którzy zamierzają podjąć działalność opodatkowaną tym podatkiem, mają obowiązek odrębnego złożenia zgłoszenia rejestracyjnego (tzw. zgłoszenie VAT-R) oraz aktualizowania danych wykazanych w tym zgłoszeniu.

Podstawowe dane identyfikacyjne podatników (nazwa, numery identyfikacyjne REGON i PESEL, adres siedziby/adres zamieszkania), podlegają aktualizacji zarówno na podstawie ustawy o NIP jak i ustawy o VAT. W konsekwencji, podatnicy opodatkowani VAT (czyli w praktyce większość przedsiębiorców) obowiązani są do zgłaszania zmiany tych danych dwukrotnie: raz na potrzeby ewidencji NIP, drugi raz na potrzeby ewidencji VAT.

Równocześnie, na gruncie każdych z tych ustaw obowiązują inne terminy aktualizacji danych:

1) na gruncie ustawy o VAT jednolity termin 7-dniowy;
2) na gruncie ustawy o NIP zróżnicowane terminy, w zależności od statusu podmiotu zobowiązanego do dokonania zgłoszenia:

- dla podatników VAT i podatku akcyzowego - 7 dni,
- dla podatników podatków dochodowych - 30 dni,
- dla podatników będących wyłącznie podatnikami w zakresie podatków lokalnych - data złożenia pierwszej deklaracji lub termin dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.

Należy tu dodać, że przedsiębiorcy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Pokrywające się zakresy danych podlegających aktualizacji, skutkujące obowiązkiem ich dwukrotnego zgłaszania oraz zróżnicowane terminy składania zgłoszeń sprawiają, że omawiane przepisy są mylące i trudne w stosowaniu. Termin na aktualizację danych dla celów VAT (7 dni) jest bardzo krótki, a teoretycznie dłuższe terminy na aktualizację danych dla celów NIP mają dla przedsiębiorców niewielkie znaczenie. Większość przedsiębiorców jest podatnikami VAT i podatków dochodowych, a więc i tak mają obowiązek informowania organów podatkowych o zmianie danych identyfikacyjnych w ciągu 7 dni na podstawie ustawy o VAT.

Wspomniana na wstępie nowela ustawy o VAT ma wydłużyć do 14 dni termin do zgłaszania naczelnikowi urzędu skarbowego zmiany danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym podatnika podatku od towarów i usług (VAT-R), a także ograniczyć obowiązek zgłoszenia zmiany takich danych w przypadku, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Należy dodać, że zwolnienie z obowiązku składania zgłoszenia aktualizacyjnego dla celów VAT nie będzie możliwe w przypadku, gdy zgłaszana zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego.

Podpisana przez Prezydenta ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Na podstawie materiałów senackich opracowała
Ewa Iwan