Formalności związane z NIP-em trzeba jednak będzie przeprowadzić zawsze. Osoby, które numer identyfikacji podatkowej już mają (wśród dorosłych takich osób jest zdecydowanie najwięcej — bez NIP-u nie można złożyć prawidłowego zeznanie rocznego) w związku z rozpoczęciem działalności gospodarczej muszą złożyć zgłoszenie aktualizacyjne. Jeżeli NIP-u nie ma, konieczne będzie złożenie zgłoszenia rejestracyjnego.

Zgłoszenie identyfikacyjne

NIP zostaje nadany w drodze decyzji wydawanej przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Każda osoba fizyczna zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje tylko raz. Nadany NIP będzie przez nią używany przez cały okres aktywności podatkowej (chyba że zmienią się przepisy w tym zakresie i zostanie wprowadzony inny system identyfikacji podatników).

Oczywiście może się zdarzyć (i często się zdarza), że podatnik posiadający już NIP staje się wspólnikiem w spółce i z tego powodu będzie składał zgłoszenie identyfikacyjne po raz kolejny. Będzie to jednak zgłoszenie identyfikacyjne spółki.

W zgłoszeniu identyfikacyjnym podaje się informacje, które umożliwiają jednoznaczne odróżnienie jednego podatnika od innego (czyli identyfikację). Zgłoszenie dla osób fizycznych zawiera między innymi nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości czy numer ewidencyjny PESEL. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą być przygotowane na konieczność udokumentowania niektórych informacji, które podaje się w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Do zgłoszenia identyfikacyjnego należy dołączyć uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem. Obowiązek ten dotyczy w szczególności dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba, zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON, a w przypadku spółek (za wyjątkiem spółki cywilnej) również odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. Obowiązek przedstawienia umowy spółki dotyczy wszystkich spółek bez wyjątku.

W praktyce wystarczy zgłosić się w urzędzie skarbowym (lub w wydziale ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli tam składasz zgłoszenie) z oryginałami dokumentów i ich kserokopiami. Po porównaniu kopii z oryginałem urzędnik potwierdzi prawdziwość danych na kopii — unikniesz w ten sposób konieczności notarialnego poświadczania dokumentów.

Aktualizacje

Dane podane w zgłoszeniu identyfikacyjnym zmieniają się z upływem czasu. Przepisy nakładają na podatników obowiązek dokonywania w takich przypadkach zgłoszeń aktualizacyjnych. Ustawa o zasadach ewidencji podatników i płatników (to akt prawny, który zawiera wszelkie regulacje związane z obowiązkami identyfikacyjnymi) określa te terminy w następujący sposób:

• podatnicy podatku od towarów i usług, podatku akcyzowego i płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne składają zgłoszenie aktualizacyjne nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
• podatnicy i płatnicy, którzy nie są podatnikami VAT i akcyzy lub składek na ubezpieczenie, składają zgłoszenie w terminie 30 dni od daty zmiany.
• podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów składają zgłoszenia aktualizacyjne wraz ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.

Formularze

W zależności od tego, czy składać będziesz zgłoszenie identyfikacyjne, czy aktualizacyjne, i w zależności od tego, jaka jest forma prawna podmiotu składającego NIP, należy używać odpowiednich formularzy. Obecnie w użyciu są następujące wzory:

NIP-1 — przeznaczony jest dla osób fizycznych prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą, z wyjątkiem wykonujących tę działalność wyłącznie w formie uczestniczenia w spółkach cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych lub komandytowo-akcyjnych;

NIP-2 — formularz dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem podatków lub płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne;

NIP-3 — formularz przeznaczony dla osób fizycznych:

a) nieprowadzących w ogóle działalności gospodarczej,
b) wspólników spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych i komandytowo-akcyjnych, jeżeli poza uczestnictwem w tych spółkach nie prowadzą innej działalności gospodarczej,
c) płatników podatku dochodowego od osób fizycznych oraz płatników składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, jeżeli nie są podatnikami.

Do formularzy składa się również niezbędne załączniki:

NIP-B — informacja o rachunkach bankowych;
NIP-C — informacja o miejscach prowadzenia działalności;
NIP-1/A — informacja o wpisach do rejestrów lub ewidencji w zakresie prowadzonej działalności;
NIP-2/A — informacja o wyodrębnionych jednostkach wewnętrznych podmiotu, będących podatnikami lub płatnikami;
NIP-D — informacja o wspólnikach spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub o spółkach wchodzących w skład podatkowej grupy kapitałowej.

Ponieważ formularze ulegają stosunkowo częstym zmianom, warto sprawdzić ich aktualny wzór (można to zrobić np. na stronie ministerstwa finansów pod adresem http://www.mofnet.gov.pl)

R. Gabrysz