Przesłanki zastosowania trybu

Zastosowanie negocjacji bez ogłoszenia wymaga wystąpienia co najmniej jednej z następujących okoliczności:

• w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone oferty lub wszystkie zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia,

• został przeprowadzony konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych,

• przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia kosztów badań,

• ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów wymaganych dla trybów przetargowych.

Zaproszenie do negocjacji

Zamawiający przekazuje wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenie do negocjacji. Zaproszenia powinni otrzymać wykonawcy w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż pięć (a dla robót budowlanych lub dostaw o znacznej wartości nie mniej niż siedem). W przypadku zamówień o charakterze specjalistycznym zaproszonych wykonawców powinno być co najmniej dwóch.

Przy negocjacjach prowadzonych w związku z wcześniejszym unieważnieniem postępowania zamawiający zaprasza do negocjacji co najmniej tych wykonawców, którzy złożyli wcześniej oferty.

Zaproszenie do negocjacji powinno określać przedmiot zamówienia, termin wykonania zamówienia, opis warunków udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, a także miejsce i termin negocjacji.

Negocjacje

Zamawiający prowadzi negocjacje ze wszystkimi wykonawcami, którzy zostali zaproszeni. Negocjacje mają charakter poufny, a żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Podczas negocjacji zamawiający ma obowiązek równego traktowania wykonawców, wyrażający się m.in. w przekazywaniu wszelkich informacji i dokumentów na tych samych zasadach.

Złożenie ofert

Przed zaproszeniem do składania ofert zamawiający może dokonać zmiany warunków zamówienia odnośnie wymagań technicznych i jakościowych, kryteriów oceny ofert oraz warunków umowy.

Do składania ofert zamawiający zaprasza wszystkich wykonawców, z którymi prowadził negocjacje. Zaproszenie powinno określać miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert, obowiązek wniesienia wadium, termin związania ofertą.

Zamawiający wyznacza termin składania ofert, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. Termin ten nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

Specyfikacja warunków zamówienia

Wraz z zaproszeniem zamawiający przekazuje specyfikację istotnych warunków zamówienia. Zamawiający ma obowiązek wyjaśnić wszelkie wątpliwości odnośnie treści specyfikacji. Zapytanie wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wszystkim wykonawcom oraz umieszcza na swojej stronie internetowej.

W wyjątkowych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść specyfikacji, o czym informuje niezwłocznie zamawiającego. Modyfikacja nie może dotyczyć kryteriów oceny ofert oraz warunków udziału w postępowaniu.

Złożenie ofert

Oferta powinna być złożona w formie pisemnej albo — za zgodą zamawiającego — w postaci elektronicznej, opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. Treść oferty musi być zgodna ze specyfikacją warunków zamówienia. Wraz z ofertą wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, również te dokumenty. W przypadku gdy wykonawcy nie złożyli wraz z ofertą wymaganych oświadczeń i dokumentów, zamawiający wzywa ich do uzupełnienia braków w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia oferta podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w zaproszeniu do składania ofert.

Do dnia składania ofert zamawiający ma obowiązek wnieść wadium w wysokości określonej przez zamawiającego, jeżeli obowiązek taki wynika ze specyfikacji warunków zamówienia. Wadium może być wniesione w pieniądzu, poręczeniach i gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych.

Otwarcie i badanie ofert

Oferty otwiera się w miejscu i terminie podanym w zaproszeniu do składania ofert. Otwarcie ofert jest jawne i powinno nastąpić bezpośrednio po upływie terminu składania ofert. W przypadku stwierdzenia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych zamawiający poprawia je w trybie art. 88 PZP.

Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów określonych w specyfikacji. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jest niezgodna z prawem, specyfikacją warunków zamówienia lub stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. O wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wszystkich wykonawców oraz zamieszcza informację na stronie internetowej i w swojej siedzibie w widocznym miejscu.

Zawarcie umowy, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Umowa w sprawie zamówienia publicznego powinna zostać zawarta w terminie nie krótszym niż siedem dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą. Po tym terminie umowa może zostać zawarta, jeżeli wykonawca wyraził na to zgodę.

Jeżeli wartość zamówienia jest niższa niż 137 000 euro — dla dostaw lub usług oraz 5 278 000 euro — dla robót budowlanych, zamawiający publikuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Przy większych zamówieniach przekazuje się je Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163, ze zm.).

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. nr 87, poz. 605 ze zm.)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 87, poz. 606)

Adam Palowski